Naar hoofdinhoudNaar hoofdmenu

32 uur

max. 5.021,--

hbo+

31-08-2022

31-08-2022

Informatieadviseur team Digitaal Informatie- en Archiefbeheer

Ben jij

Sta jij midden in de zich snel ontwikkelende wereld van het informatiebeheer, volg je bijbehorende wet- en regelgeving op de voet en kun je dit vertalen naar de dagelijkse praktijk binnen de organisatie? Heb jij een scherpe analytische blik en denk je graag mee over het stroomlijnen van digitale werkprocessen en de borging van de kwaliteit van het informatiebeheer? Ben jij in staat om bondige, breed gedragen beleidsplannen te schrijven? Vindt jij het leuk om samen met onder andere de recordmanager, de informatiespecialisten en andere adviseurs de urgentie van goed informatiebeheer binnen de organisatie uit te dragen? Dan hebben wij de uitdaging voor jou!

Het team

Het team Digitaal Informatie- en Archief beheer (DIA) is belast met de zorg voor en het beheer van digitale documenten en speelt een belangrijke rol in de uitrol van het digitaal procesgericht werken binnen de gemeente Lelystad. Er is een verschuiving van werkzaamheden gaande, van uitvoerend, naar ondersteunend en adviserend. Het team zet zich in om een hedendaagse informatievoorziening aan te bieden die de organisatie en de burgers zo optimaal mogelijk tot dienst kan zijn. Via het programma “Lelystad Digitaal 2025” zet de gemeente Lelystad volop in op het verder digitaliseren en automatiseren van de informatievoorziening. De daarbij behorende ambities hebben grote invloed op de werkwijze binnen de gemeente Lelystad. Team DIA ondersteunt dit proces.

De functie

De informatieadviseur is verantwoordelijk voor het opstellen en uitdragen van strategisch beleid op het gebied van informatiebeheer en archivering binnen de gemeentelijke organisatie. Veelal gebeurt dit in samenwerking met de collega informatiemanagers van het team Informatiemanagement en Automatisering (IMA). De informatieadviseur adviseert binnen de gehele organisatie over informatiebeheer en archivering en treedt op als sparringpartner over bijvoorbeeld toepassing van de archiefwet. Hiertoe volgt hij/zij ontwikkelingen op het vakgebied en vertaalt hij/zij wetgeving naar processen en protocollen voor de organisatie. Binnen het eigen team neemt de informatieadviseur vanuit specifieke deskundigheid beslissingen op operationeel gebied. Bij complexere zaken wordt dit ter advies voorgelegd aan bijvoorbeeld concernadviseurs en management.

Je omarmt afwisseling en bent in staat om je eigen verantwoordelijkheid hierin te nemen. Je bent zelf in staat om, in overleg met collega’s en afstemming met het portfolioboard en management, prioriteiten te bepalen en werkzaamheden daarop aan te passen. Je bent communicatief sterk en weet binnen een netwerk van directe collega’s en externe partners goed te schakelen.

De belangrijkste werkzaamheden zetten we voor jou hieronder op een rij:

• ontwikkelt, schrijft en draagt inhoudelijk bij aan strategisch informatiebeleid binnen het vakgebied digitalisering en informatiebeheer en archivering;
• vertaalt wetgeving op het gebied van digitalisering, archivering en informatiebeheer naar handvatten voor de organisatie. Hierbij gaat het om beleid en protocollen;
• is het aanspreekpunt voor complexe informatie- en digitaliseringsvraagstukken uit de organisatie. De informatieadviseur adviseert de collega’s en teams in deze vraagstukken;
• geeft advies over archiveringsvraagstukken zoals bijvoorbeeld bewaartermijnen en informatieopslag;
• onderhoudt het netwerk van partners, andere overheden en relevante stakeholders op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitalisering. De informatieadviseur gaat naar een aantal vaste overleggen en onderhoudt contact met relevante organisaties;
• draagt zorg voor tijdige, juiste en volledige verwerking van complexe voorstellen/beleid waarbij (bestuurlijke) besluitvorming nodig is;
• neemt (actief) deel aan de Chief Information Office. Dit is een multidisciplinair overleg waar informatie-uitwisseling plaatsvindt vanuit verschillende disciplines binnen het thema informatievoorziening. Ook worden er vanuit dit overleg diverse samenwerkingen opgestart;
• neemt (actief) deel aan het overleg van Het Flevolands Archief (gemeentelijke regeling). Hier worden vraagstukken op strategisch niveau ingebracht en besproken. Zorgt tevens voor de bestuurlijke ondersteuning op dit beleidsterrein;
• levert vooraf informatie aan en stelt verbeterplannen op naar aanleiding van (interbestuurlijk toezicht- archiefbeheer) en is het aanspreekpunt voor de Provincie Flevoland;
• levert een actieve bijdrage aan het verhogen van de digitaliseringsgraad van de organisatie en stelt hiervoor actief voorstellen op. Voert tevens regelmatig de regie bij projecten binnen team DIA. De adviseur trekt hierin vaak samen op met andere adviseurs in de organisatie. Samen met degene(n) bepaalt de informatieadviseur de strategie en begeleidt de implementatie van verschillende projecten binnen het domein informatie- en archiefbeheer, digitalisering en zaakgericht werken;
• is verantwoordelijk voor het ontwerp, inrichting en borging van het zaaksysteem/DMS, zodat een optimale aansluiting wordt bereikt met de beoogde procesgeoriënteerde manier van werken;
• ziet toe op en zorgt voor een juist gebruik van het zaaksysteem/DMS en adviseert over het gebruik, de wijze van ordening en de ontsluiting van digitale informatie(bronnen) en de inrichting van de informatiestromen;

Onze nieuwe collega:

• is een enthousiaste, gedreven informatieprofessional met HBO-plus denk- en werkniveau met afgeronde vakgerichte opleidingen;
• heeft kennis van de archiefwet en andere relevante wet- en regelgeving;
• heeft een vernieuwende kijk op informatiebeheer;
• is analytisch, besluitvaardig en heeft een proactieve instelling;
• is omgevingsbewust, politiek/bestuurlijk sensitief en sterk in advies geven of heeft potentie om dit nog meer te ontwikkelen door ervaring op te doen;
• maakt de vertaling naar concrete, vernieuwende informatiebeheerplannen, beleidsplannen en visies;
• kan goed overweg met moderne zaaksystemen, Document Management Systemen en kan ook anderen hierover goed adviseren;
• heeft overtuigingskracht en weet het team en de organisatie mee te nemen in de veranderingen op het gebied van digitalisering en proces- en zaakgericht werken;
• is een empathische en integere teamspeler die gaat voor de teamprestatie.

Je bent een echte netwerker, jouw werk is accuraat, je neemt initiatief en je weet je werk goed te organiseren. Je bent toegankelijk en je beschikt over uitstekend ontwikkelde communicatieve vaardigheden.

Het mooie van gemeente Lelystad en de functie

Je komt werken in een stad waar de pioniersmentaliteit nog altijd heerst. Dit zie je ook terug in jouw werk. Sterker nog, jij hebt directe invloed op hoe professioneel de organisatie overkomt op de inwoners en andere stakeholders van Lelystad. Je hebt dus een uitdagende baan, vol afwisseling in een energieke organisatie. We gaan veilig om met informatie. We werken volgens onze kernwaarden “samen, betrokken en duidelijk.

Je krijgt hier de ruimte om jezelf te ontwikkelen met veel eigen verantwoordelijkheid en er is oog voor jouw talent.

Wij bieden een dienstverband voor 32 uur per week.

Het salaris is, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal schaal 10A (max. € 5.021,- bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week).

Bovenop je salaris ontvang je een Individueel Keuze Budget van 17,05%. Je kiest ervoor om dit flexibel uit te laten betalen, of je koopt er bijvoorbeeld extra verlof van of een fiets. Ook kun je een deel van jouw budget omzetten in een tegemoetkoming voor reiskosten.

Extra pluspunten:

In Lelystad
- hebben we een mooi stadhuis en een groene stad als inspirerende werkplek
- heerst een informele sfeer
- hebben we een verrassend vitaliteitsprogramma
- kun je flexibel zijn om werk en privé in balans te houden
- werken we plaats- en tijdonafhankelijk; je werkt waar dat op dat moment passend is
- hebben we daarom dus goede thuiswerkmogelijkheden én ontvang je een thuiswerkvergoeding
- kunnen we arboproof thuiswerken met de juiste middelen
- krijg je een laptop en smartphone van de zaak
- zijn er volop ontwikkelings-en opleidingsmogelijkheden
- bouw je een ABP-pensioen op voor later
- is een station of (betaalde) parkeergelegenheid op 2 minuten van ons kantoor.
- ben je meestal zo. Het ligt centraal en is goed bereikbaar.

Meer info

Heb jij naar aanleiding van onze vacature nog vragen over deze functie? Neem dan eens contact op met Chris Blok op 06-18300169 of via e-mail c.blok@lelystad.nl. Hij kan jou de inhoud van deze functie toelichten.

Durf jij deze uitdaging aan reageer dan zo snel mogelijk. Met geschikte kandidaten wordt zo snel mogelijk gesproken. We hanteren voor deze vacature geen sluitingsdatum. Op het moment dat wij een geschikte nieuwe medewerker gevonden hebben, zullen we de vacature sluiten.


De vacature wordt gelijktijdig intern en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.


Let op! mail vanuit de Gemeente Lelystad kan in je spambox terechtkomen.
Als je op ‘Solliciteer’ klikt, dan ontvang je binnen 10 minuten een automatische ontvangstbevestiging. Ontvang je deze niet (controleer ook je spambox), dan adviseren we je om je sollicitatie opnieuw in te dienen.

In verband met het digitale proces kunnen wij te laat, of op een andere wijze ingediende sollicitaties niet meenemen in de procedure.

Het opvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kan onderdeel uit maken van de benoemingsprocedure.

De gemeente Lelystad biedt aan iedereen ruimte. We streven naar het zijn van een diverse en inclusieve organisatie. Een organisatie die talent als basis en die kracht van diversiteit van de medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteer